10 gode råd, når I skal lave events

Skal eventet skabe leads, lancere et produkt, styrke relationen til kunderne eller give medarbejderne en oplevelse? Formålet afgør alt det andet: sted, varighed, indhold og budget. Skriv det ned i én sætning, og del det med alle, der er med til at planlægge eventet.

• ✓Hvad skal gæsterne gøre, føle eller vide bagefter?
• ✓Hvem er målgruppen, og hvor mange gæster forventer I?
• ✓Hvordan måler I, om eventet lykkedes?

Sådan hjælper vi: Vores Event Planner samler formål, målgruppe og tidsplan i et brief på få minutter.

Mange events kræver en eller flere tilladelser, og sagsbehandlingen kan tage flere uger. Står I på en plads, et torv eller en vej, skal I som regel have tilladelse fra kommunen til brug af vejareal. Et udendørs arrangement på et offentligt sted kan kræve tilladelse fra politiet, og skal I sælge eller udskænke alkohol, kan det kræve en lejlighedstilladelse. Store telte, scener og tribuner kan desuden kræve tilladelse som midlertidige konstruktioner efter bygningsreglementet.

• ✓Brug af vejareal: kommunen
• ✓Tilladelse til udendørs arrangement: politiet
• ✓Lejlighedstilladelse ved salg eller udskænkning af alkohol
• ✓Midlertidige konstruktioner som telte og tribuner: kommunen
• ✓Ejerens accept, hvis I står på privat grund

Sådan hjælper vi: Vi har truckenes mål klar, så I har tallene til ansøgningen.

Se pladsen, før I booker. Underlaget skal være fast og nogenlunde plant, og der skal være adgang for en lastbil med trailer, også i svinget ind på pladsen. Husk plads rundt om selve opstillingen til trapper, kø og flugtveje, og tænk over, hvor gæsterne kommer fra, så I bliver set.

• ✓Fast og plant underlag
• ✓Adgangsvej, frihøjde og svingradius til lastbil
• ✓Plads til opstilling, trapper og kø
• ✓Synlighed fra der, hvor gæsterne færdes

Sådan hjælper vi: EC 1 fylder 15,48 × 6,94 m, når den er stillet op, og 9,32 m i dybden med fortrappe. Vi gennemgår gerne pladsen med jer.

Lys, lyd, skærme, kaffemaskiner og varme bruger mere strøm, end man tror. Lav en liste over alt, der skal tilsluttes, og find ud af, om pladsen har en tilslutning, der kan bære det, eller om I skal have en generator. Tænk også på støj: En larmende generator kan ødelægge stemningen og give problemer med naboerne.

• ✓Samlet strømbehov i kW
• ✓Fast tilslutning eller generator
• ✓Kabler lagt uden snublefare
• ✓Krav til støj fra kommune eller naboer

Sådan hjælper vi: EC 1 har sin egen superstøjsvage generator på 23 kW.

Skal I servere kaffe, lave mad eller vaske hænder, skal der være vand, og spildevandet skal et sted hen. Ved større og længere events skal I også tænke på toiletter, og en toiletvogn kan lejes de fleste steder. Serverer I mad, så tjek Fødevarestyrelsens regler, før I går i gang.

• ✓Vandtilslutning eller egen vandtank
• ✓Spildevand og affald
• ✓Toiletter nok til det forventede antal gæster
• ✓Håndvask, hvor der serveres mad

Sådan hjælper vi: EC 1 har eget køkken med opvasker, køleskab, mikroovn og kaffemaskine samt egen vandbeholdning.

Jo flere gæster, jo vigtigere er det at have tænkt sikkerheden igennem. En sikkerhedsplan beskriver blandt andet flugtveje, brandslukning, førstehjælp, hvem der har ansvaret, og hvad I gør, hvis noget går galt. Ved større arrangementer kan politi og beredskab stille krav, så tag kontakt tidligt. Tjek også, at jeres forsikring dækker eventet.

• ✓Flugtveje og nødudgange
• ✓Brandslukningsudstyr og førstehjælp
• ✓Ansvarlig person og kontaktliste
• ✓Plan for trængsel, uvejr og evakuering
• ✓Forsikring, der dækker eventet

Sådan hjælper vi: Vi gennemgår truckens opstilling og udgange med jer, så sikkerhedsplanen passer til jeres event.

I Danmark kan vejret skifte på en time. Hav en plan for regn, blæst, kulde og varme: overdækning, varme eller køling, skridsikre gangarealer og et sted, hvor gæsterne kan søge ly. Udstyr, der ikke tåler regn, skal stå under tag.

• ✓Overdækning og ly for gæsterne
• ✓Varme eller køling
• ✓Skridsikre gangarealer
• ✓Plan B, hvis det blæser op

Sådan hjælper vi: En event truck giver jer et overdækket rum, så programmet ikke afhænger af vejret.

En drejebog beskriver eventet minut for minut: hvem gør hvad, hvornår og hvor. Den gør det nemt at briefe personalet og at løse problemer undervejs, fordi alle ved, hvad der skal ske. Start med opstillingen og slut med nedtagningen.

• ✓Tidsplan for opstilling, åbning, program og nedtagning
• ✓Roller og ansvar
• ✓Kontaktliste til leverandører
• ✓Plan B for de vigtigste punkter

Sådan hjælper vi: Opstilling af EC 1 tager ca. 2,5 timer. Vi lægger tiderne ind i jeres drejebog.

Tænk på gæster med kørestol, barnevogn eller nedsat syn og hørelse, og gør adgangen så nem som muligt. Tydelig skiltning, god belysning og en klar besked i invitationen om adresse, parkering og tidspunkter gør, at flere kommer, og at de kommer glade.

• ✓Adgang for gæster med nedsat mobilitet
• ✓Skiltning og belysning
• ✓Parkering og offentlig transport
• ✓Praktisk info i invitationen

Sådan hjælper vi: Spørg os om adgangsforholdene på den truck, I overvejer.

Beslut før eventet, hvad succes er: antal besøgende, leads, salg eller kendskab. Saml kontaktoplysninger undervejs, med samtykke, og følg op inden for få dage, mens oplevelsen stadig er frisk. Evaluér med teamet, så det næste event bliver endnu bedre.

• ✓Mål og KPI'er fastlagt på forhånd
• ✓Indsamling af leads med samtykke
• ✓Opfølgning inden for en uge
• ✓Evaluering med teamet

Sådan hjælper vi: Send os jeres brief via Event Planner, så vender vi tilbage med et konkret forslag.