10 Tipps, wenn Sie Events planen

Soll das Event Leads generieren, ein Produkt einführen, die Kundenbeziehung stärken oder den Mitarbeitenden ein Erlebnis bieten? Der Zweck bestimmt alles andere: Ort, Dauer, Inhalt und Budget. Halten Sie ihn in einem Satz fest und teilen Sie ihn mit allen, die an der Planung beteiligt sind.

• ✓Was sollen die Gäste danach tun, fühlen oder wissen?
• ✓Wer ist die Zielgruppe, und wie viele Gäste erwarten Sie?
• ✓Wie messen Sie, ob das Event erfolgreich war?

So helfen wir: Unser Event Planner fasst Zweck, Zielgruppe und Zeitplan in wenigen Minuten in einem Briefing zusammen.

Viele Events erfordern eine oder mehrere Genehmigungen, und die Bearbeitung kann mehrere Wochen dauern. Stehen Sie auf einem Platz, einem Marktplatz oder einer Straße, brauchen Sie in der Regel eine Genehmigung der Gemeinde für die Nutzung der Verkehrsfläche. Eine Veranstaltung im Freien an einem öffentlichen Ort kann eine Genehmigung der Polizei erfordern, und wenn Sie Alkohol verkaufen oder ausschenken, kann eine Gelegenheitserlaubnis nötig sein. Große Zelte, Bühnen und Tribünen können zudem als temporäre Bauten nach den Bauvorschriften genehmigungspflichtig sein.

• ✓Nutzung öffentlicher Verkehrsflächen: die Gemeinde
• ✓Genehmigung für Veranstaltungen im Freien: die Polizei
• ✓Gelegenheitserlaubnis für Verkauf oder Ausschank von Alkohol
• ✓Temporäre Bauten wie Zelte und Tribünen: die Gemeinde
• ✓Zustimmung des Eigentümers, wenn Sie auf Privatgrund stehen

So helfen wir: Wir haben die Maße der Trucks bereit, damit Sie die Zahlen für den Antrag haben.

Sehen Sie sich den Platz an, bevor Sie buchen. Der Untergrund muss fest und einigermaßen eben sein, und ein Lkw mit Trailer muss zufahren können, auch beim Einbiegen auf den Platz. Planen Sie rund um den Aufbau Platz für Treppen, Warteschlangen und Fluchtwege ein, und überlegen Sie, woher die Gäste kommen, damit Sie gesehen werden.

• ✓Fester und ebener Untergrund
• ✓Zufahrt, Durchfahrtshöhe und Wenderadius für Lkw
• ✓Platz für Aufbau, Treppen und Warteschlangen
• ✓Sichtbarkeit dort, wo sich die Gäste bewegen

So helfen wir: EC 1 misst aufgebaut 15,48 × 6,94 m und mit Fronttreppe 9,32 m in der Tiefe. Wir gehen den Platz gern mit Ihnen durch.

Licht, Ton, Bildschirme, Kaffeemaschinen und Heizung verbrauchen mehr Strom, als man denkt. Erstellen Sie eine Liste aller Geräte, die angeschlossen werden sollen, und klären Sie, ob der Platz einen ausreichenden Anschluss hat oder ob Sie einen Generator brauchen. Denken Sie auch an Lärm: Ein lauter Generator kann die Stimmung verderben und Ärger mit den Nachbarn verursachen.

• ✓Gesamter Strombedarf in kW
• ✓Fester Anschluss oder Generator
• ✓Kabel ohne Stolpergefahr verlegt
• ✓Lärmauflagen von Gemeinde oder Nachbarn

So helfen wir: EC 1 hat einen eigenen, besonders leisen Generator mit 23 kW.

Wenn Sie Kaffee servieren, kochen oder Hände waschen möchten, brauchen Sie Wasser, und das Abwasser muss abgeleitet werden. Bei größeren und längeren Events sollten Sie auch an Toiletten denken, ein Toilettenwagen lässt sich fast überall mieten. Wenn Sie Essen servieren, prüfen Sie vorab die Vorschriften der dänischen Lebensmittelbehörde.

• ✓Wasseranschluss oder eigener Wassertank
• ✓Abwasser und Abfall
• ✓Genügend Toiletten für die erwartete Gästezahl
• ✓Handwaschbecken, wo Essen serviert wird

So helfen wir: EC 1 hat eine eigene Küche mit Spülmaschine, Kühlschrank, Mikrowelle und Kaffeemaschine sowie einen eigenen Wasservorrat.

Je mehr Gäste, desto wichtiger ist ein durchdachtes Sicherheitskonzept. Ein Sicherheitsplan beschreibt unter anderem Fluchtwege, Brandschutz, Erste Hilfe, wer verantwortlich ist und was Sie tun, wenn etwas schiefgeht. Bei größeren Veranstaltungen können Polizei und Rettungsdienste Auflagen machen, nehmen Sie daher früh Kontakt auf. Prüfen Sie auch, ob Ihre Versicherung das Event abdeckt.

• ✓Fluchtwege und Notausgänge
• ✓Feuerlöscher und Erste Hilfe
• ✓Verantwortliche Person und Kontaktliste
• ✓Plan für Gedränge, Unwetter und Evakuierung
• ✓Versicherung, die das Event abdeckt

So helfen wir: Wir gehen Aufbau und Ausgänge des Trucks mit Ihnen durch, damit der Sicherheitsplan zu Ihrem Event passt.

In Dänemark kann das Wetter innerhalb einer Stunde umschlagen. Haben Sie einen Plan für Regen, Wind, Kälte und Hitze: Überdachung, Heizung oder Kühlung, rutschfeste Gehwege und einen Ort, an dem die Gäste Schutz finden. Ausrüstung, die keinen Regen verträgt, muss unter Dach stehen.

• ✓Überdachung und Schutz für die Gäste
• ✓Heizung oder Kühlung
• ✓Rutschfeste Gehwege
• ✓Plan B, falls es stürmisch wird

So helfen wir: Ein Eventtruck bietet Ihnen einen überdachten Raum, sodass das Programm nicht vom Wetter abhängt.

Ein Drehbuch beschreibt das Event Minute für Minute: wer was wann und wo tut. So lässt sich das Personal leicht briefen, und Probleme lassen sich unterwegs lösen, weil alle wissen, was passieren soll. Beginnen Sie mit dem Aufbau und enden Sie mit dem Abbau.

• ✓Zeitplan für Aufbau, Eröffnung, Programm und Abbau
• ✓Rollen und Verantwortung
• ✓Kontaktliste der Lieferanten
• ✓Plan B für die wichtigsten Punkte

So helfen wir: Der Aufbau des EC 1 dauert ca. 2,5 Stunden. Wir tragen die Zeiten in Ihr Drehbuch ein.

Denken Sie an Gäste mit Rollstuhl, Kinderwagen oder eingeschränktem Seh- und Hörvermögen, und gestalten Sie den Zugang so einfach wie möglich. Klare Beschilderung, gute Beleuchtung und eindeutige Angaben in der Einladung zu Adresse, Parken und Uhrzeiten sorgen dafür, dass mehr Gäste kommen, und zwar gut gelaunt.

• ✓Zugang für Gäste mit eingeschränkter Mobilität
• ✓Beschilderung und Beleuchtung
• ✓Parken und öffentliche Verkehrsmittel
• ✓Praktische Infos in der Einladung

So helfen wir: Fragen Sie uns nach den Zugangsbedingungen des Trucks, den Sie in Betracht ziehen.

Legen Sie vor dem Event fest, was Erfolg bedeutet: Besucherzahl, Leads, Umsatz oder Bekanntheit. Sammeln Sie unterwegs Kontaktdaten, mit Einwilligung, und fassen Sie innerhalb weniger Tage nach, solange das Erlebnis noch frisch ist. Werten Sie mit dem Team aus, damit das nächste Event noch besser wird.

• ✓Ziele und KPIs vorab festgelegt
• ✓Erfassung von Leads mit Einwilligung
• ✓Nachfassen innerhalb einer Woche
• ✓Auswertung mit dem Team

So helfen wir: Senden Sie uns Ihr Briefing über den Event Planner, dann melden wir uns mit einem konkreten Vorschlag.